SR行政助理

特定工作能力

管理功能
维护并确定日常约会日历，会议，讲座和研讨会。
协助为经理和助理经理提供计划部门和特定地区的会议，并准备与会议相关的所有文件。为经理和助理经理协调房间物流。
可以担任部门的公证，并为员工公证。药房的过程宣誓书记录机构和法律办公室的请求。完成了针对药房客户，机构和法律办公室的税收摘要请求。还可以公证给药房许可证，以及任何药房员工是否需要有关公证的文件。
为分配的部门执行新的员工导向：发行储物柜和钥匙，并审查部门出勤政策，保留时间政策，工资单政策。
为分配的部门创建并维护人员文件。
使用适当的电话礼节接收，屏幕和转电话；用礼貌，准确性和对机密性的尊重来回应电话信息请求。确定呼叫的紧迫性，并立即提醒适当的人员紧急情况或潜在的问题情况。
从患者或父母/法律监护人那里收集签署的授权，以发布信息。向患者或父母/法定监护人提供已发布信息的印刷副本。
执行分配部门的邮件运行和分发。
为分配的领域提供管理和组织办公室或非药物用品的管理支持。
向部门的新行政人员提供培训和指导。
根据需要充当该部门其他行政支持人员的备份。
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为分配的员工以及员工时间以及出勤跟踪报告和FMLA跟踪准备Kronos的时间和出勤。作为分配的分区计时代码的审阅者。
准备并提交员工费用偿还许可请求。
安排旅行供工作人员包括所有旅行前安排以及返回后准备和处理费用报告。
为分配部门的采购活动包括办公用品，名片等，并协助药房融资以进行和解的目的。
维护并订购水和办公咖啡每月订单的用品。处理会议的餐饮请求。
设施/维护和其他支持
协调和时间表设施以及维护要求以及对区域的支持。
负责设备搬迁活动到MD Anderson仓库。
提交4-INFO的计算机问题请求。时间表维护，维修和订购传真机复印机的耗材。
与运营经理合作，为行政支持人员制定战略规划计划，包括培训建议，工作流/工作量问题以及必要时的任务更改。
与分配的地区和/或运营经理合作，作为项目团队成员参加部门计划和活动（例如国家药房周，员工认可月，部门市政厅）。
分配的其他职责。

能力
激发信任 - 表现出原则，价值观和行为之间的一致性；获得他人的信心和信任。
自适应能力 - 在涉及不确定性，优先级转移和快速变化的情况下工作；建设性地处理错误和挫折；展示灵活性。
与他人团结 - 启动，发展和管理关系和网络；鼓励所有团队成员的合作和投入；重视所有团队成员的贡献；平衡个人和团队目标。
服务方向
为我们的客户，包括患者，患者护理人员，参考医生以及彼此提供服务，以一种可靠，响应迅速，安全，友好和礼貌的方式提供服务。
始终向他人表现出尊重和专业精神来促进包容性和合作。
模型安全，道德行为，通过合理的业务实践来减轻机构的风险，并遵守MD Anderson的行为标准，机构政策和程序
及时响应请求，向患者和同事传达对程序，服务到达或项目可交付成果的期望
承认何时犯错，道歉并采取措施解决情况，以帮助患者和同事在被询问之前。