老行政助理临床癌症预防

老行政助理职位的主要目的是支持一个或多个教师和/或管理者通过组织和协调分配活动,并执行各种复杂和广泛的秘书职责要求相当大的响应管理层和员工需要在学术环境下教师和研究人员的支持。乐动体育LDsports中国示范的位置需要高水平的定量技能组织和维护数据,优化作业和完成任务在通用指南,机密性、判断、响应能力、主动性和独立决策而与所有利益相关方展示优秀的人际关系和沟通技巧。

具体工作的能力

管理操作

• 日历管理:可以提供援助的管理和经营活动的一个复杂的自然。组织会议,安排餐饮,为会议/会议提供后勤支持。这包括协调与会者的日历、打字议程安排餐饮、制作传单,保留视觉和音频材料,等等。协调招待会和年度部门庆祝(促进选址,与承办酒席准备菜单,制作传单,等等)。安排约会、记录相关的事件和日历功能。管理部门会议室CPB6 BSRB7和BSRB8会议请求。
• 交流:他/她必须能够理解和应对电话交谈与医生和其他卫生保健团队的成员,内外的机构。他/她必须能够清楚地传达口头人际或通过电话和分流呼吁教师和/或其他委派的。与业务经理紧密合作,审查部门工作流和审查利用资源,促进实现常规和其他优先级。协助管理来确定优先级通过澄清作业和与员工沟通。演示创建工作团队共享工作负载的能力是必要的,并鼓励员工输入过程的发展。与教师定期审查文档,保证信息的准确性和及时修正。撰写正式和非正式的信件。保密证明能力,执行任何标准的文书工作,能够使用独立判断和分析收集事实和确定适当的解决办法。
• 旅游管理:评论日历准确性协调旅游安排指定的医生;安排诊所,诊所报道、机票、地面运输、确认预订,请求议程,准备行程,酒店住宿,通信和检索细节旅游。计算费用,准备费用报告/报销请求,并维护跟踪支出及时登录。完成并提交准确的离开和校际比赛的要求教职员工旅行之前。协调会议注册费和会员费为教员和/或其他委派的及时使用机构差旅管理工具和/或提前注册。
• 准确的流程发给许可证,执照更新、医疗和医疗/专业社会应用程序和/或更新分配员工。
• 协助培训和人员定位管理程序
• 作为主要或备份在二氧化钛计时等部门的职责,要求资产,资产转移,命令键,网站更新,订单和进货部门办公用品,等等。
  
  

行政协调

• 手稿/摘要/ CV /协议/其他支持/尾注/格兰特提交:必须保持简历和传记素描NIH的格式指定医生利用教师信息系统(FIS)通过检索数据从所有可用资源。坐标手稿/协议/格兰特提交通过组织和编译所需的形式和部分以及获得其他支持和传记页从草图的合作者和支持者;参加和响应的细节如信件和更新期限;提交手稿科学出版物,需要使用引用软件。保持主文件,要求连续修正文件,书目库,共享资源数据库和格兰特/协议/其他支持/文摘/手稿文档。保持尾注或其他参考数据库通过添加新的引用、修改或更新现有的引用和下载摘要。
• 项目协调:指导和协调机构、部门和部门的行动,包括但不限于项目活动,特殊函数、事件、会议、演示创建和格式,并通过委派教师分配项目的所有阶段,部门管理。
• 总协调:教师和实习生招聘:协助教师和实习生招聘作为联系人。如果适当安排旅行和住宿。准备会议议程。确保所有支出处理根据机构的指导方针。
• 协助教师、实习和分类人员管理,包括约会,资格审查(坐标过程根据制度和监管标准),任期及晋升和流程。

财务和采购支持

• 采购/报销请求:付款请求的处理完成,旅行请求,采购申请单,定单/请购单,旅行请求/补偿(即准备授权签名)。准备报销要求以外的讲座。必须沟通项目状态(完成或延迟)经理的要求。需要良好的感知和阅读理解能力和口头交流的能力发现主管/医生和同事。
• 跟踪教师医生转诊服务(PRS)每月支出。
• 维护,跟踪和协调所有的金融账户,旋卷分配的教员。
• 文档所有费用和准确地准备费用补偿根据机构的指导方针。
• 与财务团队合作,跟踪并为所有类型的金融交易提供支持文档及时。
• 促进资源和服务的采购。
• 完成月度费用审核(统计事务)
• 坚持资金指南、机构金融政策和部门内部控制程序。
• 与IT团队接口解决计算机硬件和软件问题,以及协调购买这些资产。