老行政Assistant-Cardiology

函数:高级行政助理职位的主要目的,是执行高度负责,复杂的行政和机要秘书,行政和项目内工作一般的指导方针。

范围:影响部门的效率和生产率的部门,提供行政支持,教员和分配的业务经理。

核心价值观

有爱心的行为

• 礼貌:尊重和礼貌
• 友好/团队合作:促进和奖励团队合作和包容;敏感的担忧我们的病人和同事

正直的行为

• 可靠性:经常沟通,诚实和公开的
• 问责制:拥有自我和他人负责练习我们的价值观
• 安全:注意安全问题,使人的注意力;模型安全行为(戴着徽章,洗的手,保持工作区域整洁有序)

探索行为

• 响应性:通过他/她的行为,创建一个环境的信任;鼓励学习、创新和新的想法
• 个人领导力/自主:帮助他人识别并解决问题;寻求个人成长和让别人这样做

关键功能

1. 会诊的协调心脏病:安排部门的每周大查房和心脏病的后勤细节对部门的贡献内科会诊。准备所有的旅行安排和行程邀请演讲者。到达MDACC,护送和东方嘉宾MDACC根据既定时间表。确保音频、视觉和/或计算机设备是可用的。演讲材料或小册子分发给客人。保持日志的邀请讲师以及签到表CME学分。确定赞助资源的交付满足食品大轮参与者,确保订单及时。历史上的所有费用

部门工作表和文件到相应的会计人员提供支持。

2. 管理操作:执行文书和行政功能在教职员工和/或分配的部门。撰写正式和非正式的信件和编制报告。执行基本的文字处理和/或一般输入;完整的制度形式根据政策标准。为教师创建幻灯片和格式和海报展示,同伴,中层提供者和其他工作人员。用最新的信息更新教师简历使用适当的机构美国联邦航空局网站上引用的格式。必须能够组合和写备忘录和信利用正确的业务形式和正确的句子结构。手稿与引用类型由指定的教师。所有文档必须校对之前返回给作者。(即必须语法精通英语。,展示了优秀的口头和书面沟通技巧所观察到的主管)。完整和过程形式许可续签和医疗社会分配员工申请。协助病人护理过程处理病人电话形式,指医生、护理中心、新病人转诊等。提取病人的人口统计数据和其他相关信息通过计算机保健系统。直接询问适当的病人护理领域。

3. 日历管理:维护日常电子日历约会、会议、讲座和研讨会分配教职员工通过电脑使用Outlook日历软件。为教师提供打印的他/她每天预约包括打印所有病人预约安排分配中心的临床教师。安排所有的旅行准备,安排机票预订和酒店住宿利用同意旅游系统。处理教师校际比赛的离开和美国专利商标局计划离开请求。确保所有支出处理根据各自机构的指导方针和教师相应的补偿。

4. 项目协调:开发和确定优先级和监控状态的特殊项目。可以使用独立判断和复杂分析收集事实和确定合适的解决方案通常基于过去的经验和实践。验证符合制度要求。这个人需要有能力与他人密切合作,沟通清晰、发展有效的内部流程改进部门由部门管理员为了促进高水平的生产力。可能提供备份援助住院病人的日常协调和准备两个大容量心脏病心脏咨询列表服务(紫色和绿色)和随后的分配到适当的临床工作人员。将所有住院或门诊咨询活动进入美国心脏咨询数据库,确保临床活动记录在MedAptus执行服务。准备完成临床活动总结提取完成前一天的病人的住院病人咨询列表的指控。必须准确和最新的沟通项目状态(完成或延迟)发起者和主管频繁。

5。财政活动和财务报告:老采购协调员沟通要求项目由教师或其他指定人员处理,以确保采购根据机构的采购指南。监督和平衡公司中心预算活动分配需要复杂的账户审核,跟踪和分析、成本预测、状态报告和识别潜在的问题。准备和更新教师支出使用PRS发展基金每周和月度报告部门管理员。完成检查的输入和/或处理请求,旅行请求,打印店请求,定单/请购单(即准备授权签名)在为期两天的请求所观察到的主管和证明的日期要求主管和征用日期。在需要时将启动费用报销利用一致系统。分配老师的指导下,可能准备资金应用程序、预算预测和适当的理由给予准备的一部分。执行简单的数学计算和没有计算器的援助,包括加法,减法,乘法,除法,计算利率,比例等。