高级行政助理 - 综合医学中心

德克萨斯大学M. D. Anderson癌症中心的使命是通过纳入患者护理，研究和预防的杰出计划，并通过对本科生和研究生，受训者，专业人士，员工的教育来消除德克萨斯州，国家和世界的癌症乐动体育LDsports中国和公众。

高级行政助理将 执行需要独立决策和判断的复杂行政和秘书职责。

关键功能

项目协调：

制定并确定特殊项目的优先级和监视状态，包括空间重建计划，物理库存，信息系统计划，患者满意度调查，过程改进以及其他分配的特殊项目。指导和协调所有项目活动，利用这两个领域内部和外部的可用资源。协助数据收集和文档开发，以支持该中心的战略和运营计划。更新文档以处理改进和其他分配的项目。

帐户管理：

监视和提交所有购买的发票和报价。核对史诗和支出的收入活动。与财务团队协调停车凭证和餐券。流程并获得所有采购订单的批准，以确保所有订单遵守机构购买准则。适当分发订单。创建和维护可靠的供应管理系统，包括开发供应订购工具。为所有交易和采购订单创建并维护可靠的内部对帐系统。与诊所工作人员合作，以确保维持所有供应和适当的库存水平。解决与供应商和内部部门的计费差异。在以电子方式上记录内部分类帐和存档所有文档的所有交易。

资产和房间管理：

完成中心的年度资产库存认证和空间调查。根据各种请求与DOCM IT和设施合作。促进所有设施请求。用作财产控制器，并维护CEMS上列出的资产以及中心购买的其他资产。

人力资源协调 ：

充当该中心的人力资源协调员，包括处理和跟踪机密文书工作，维护纸张和电子记录，绩效评估和工作信息。协调该中心的所有招聘，包括发布职位空缺，维护面试文件，筛选简历和跟踪候选人。及时协调新员工的设置和方向。可能需要以下内容：创建定向时间表，更新定向网格，起草位置描述，与财务和人力资源部门合作以解决资金，信息或政策问题；或向员工传达机构政策。担任Kronos计时员和审计师。根据机构出勤政策保留积分的日志。

中心/行政支持 ：

组织会议，安排餐饮并为会议/会议提供后勤支持。协调招待会以及年度中心和计划庆祝活动。设置约会，记录相关的事件以及与日历的功能。审查部门和计划工作流程以及资源的使用以促进常规和其他优先事项的实现。与会议支持合作。创建工作团队以根据需要共享工作量，并鼓励员工投入流程开发。协助更新过程流量和停机时间文档。协调团队建设活动。更新中心目录和电子邮件组。查看日历的准确性和可用性； coordinate travel arrangements; arrange airfare, ground transportation, confirm reservations, requests agendas, prepare itineraries, make hotel accommodations, and communicate details. Calculate expenses, prepare expense reports/reimbursement requests, and maintain tracking log on expenditures. Processes check requests, travel requests, print shop/purchase requisitions, order forms/requisitions, travel requests/reimbursements. Prepare reimbursement requests. Serves as Emergency Officer and maintains the center’s emergency plan and call down list. Manages center and程序网站以确保显示最新的信息和资源。在所有特殊项目和监视进度方面与中心领导合作。