高级行政助理

概括

高级行政助理将根据需要为副董事长，两位部门主席提供行政支持。这包括安排教师的关键行政需求，例如旅行安排和财务报销。此外，AA的高级角色负责根据医生的要求组成，创建和提交赠款，手稿，幻灯片，备忘录，信件和其他文件。还将有助于改善手术室的日常使用（OR），确保有效地利用每日或块的未使用部分，并促进性能指标评论（KPIS包括或利用或使用，或者时间和整体手术量）至少两次每年。负责计划实时时间表管理，主动通知工作以及部门，部门和机构层面的委员会承诺，包括外部承诺。

关键功能

手术区块分配：

•准备日常手术时间表通知，其中包括将努力作为需要及时或访问的教师的单一联系点。该角色的责任是找到适当的或访问解决方案，以实现泌尿外科部规定的指标和目标。
•与泌尿外科临床提供者和外部支持进行合作，以优化部门，部门，机构，最重要的是患者水平的有益KPI。
•向适当的部门告知需要参与的特殊需求。发布第二天的手术时间表。
•提供会议的详细报告
•分析和评估程序的运营，程序和活动。
•参加部门或部门级别的各种委员会会议，以便他们可以应对预期的挑战，并提出在可能的情况下克服障碍的方法
•参与新的业务发展。
•概念化设计和开发程序组件，包括教育，书面，视觉交流和视频。审查并提交所有材料供批准。
•在可交付成果，里程碑以及长期和短期目标方面管理计划时间表。
•确保正确收到并发布会议信息。
•确保按照所有相关机构法规进行程序
•开发突出活动和事件的沟通。
•建立和维护牢固的社区和专业关系。

部门运营：

•管理多个复杂项目。撰写和准备各种文档，包括信件，议程，会议公告和设计，布局，格式演示幻灯片
•担任泌尿外科部门SharePoint网站的站点管理员，其中包括更新视觉辅助工具，维护站点应用程序，并根据需要创建特定部门的应用程序。
•定期与办公室经理会面，讨论部门的需求和目标，讨论项目的当前状况并保持一致的对话和联合关注。
•协助开发和维护部门流程。
•协助办公室经理对新员工进行定向和培训。

行政职责：

•协调旅行安排，并在Concur系统中输入信息。输入并提交医师时间离开请求表。根据需要，维护副主席，两位系教师和系主任的日历。
•协助副主席，并支持教师提交赠款，包括进度报告。维护赠款文件。键入并提交协议提交和修正案，包括知情同意。
•根据指定格式和高度复杂的科学手稿和演示，类型，组成和编辑备忘录，字母，课程，传记，赠款，合同，报告和其他复杂文档。为会议和会议准备演讲。
•通过创建支出和余额数据库来为医师建立预算控制。每月向医生提供预算目的的报告。
•计算费用，准备费用报告并报销请求。提供所有发票，业务费用，旅行请求等的副本，与资源一号列出的每个项目相关的帐户相关。
•作为指定医师的备份。
•作为回答部门主线的备份。
•分配的其他职责。