行政助理

使命宣言

的使命德克萨斯大学安德森癌症中心是消除癌症在德克萨斯州,全国和世界通过优秀项目,整合病人护理,研究乐动体育LDsports中国和预防、和通过教育为本科和研究生学生,受训人员、专业人士、员工和公共。

总结

协调行政行为系主任和协助部门管理员支持人员取向。负责各种管理任务和问题,否则占领的时候,系主任和管理员。将执行复杂的行政职责细节需要全面的知识范围广泛的法规、政策和程序。

具体工作的能力

行政支持,

个人负责协助行政领导有特殊项目和部门活动。这包括支持系主任/管理员的任务,比如准备赠款,部门预算,财务报告和年度报告。他们代表部门参加会议并提供必要的信息。人还负责编制数据和使用先进的Excel函数和PowerPoint准备月度报告。

此外,个人提供支持其他部门员工在需要时,覆盖其他支持人员在他们的缺席。他们处理正式和非正式的信件,创建和格式报告和维护保密办公室文件。及时提交所需的报告和作业,由椅子上或直接主管,是至关重要的。

这个人是负责生成、修改和更新简历,教员biosketch和其他参考材料在相关数据库中。他们也管理修订专业文档,书目库和grant-related文档。特殊电话礼仪需要筛选要求椅子和其他委派的。

个人坐标Chair-organized会议/研讨会和其他特殊项目。他们必须保持机密性,执行标准的文书工作,和使用独立的判断分析问题和解决问题。很强的沟通能力,书面和口头的,都是至关重要的。他们应该能够理解和遵循的方向,有效地组织和传播信息,显然在人,通过电话沟通。

个人负责组织和管理安排住院旋转。这包括与各部门和老师协调,确保顺利和高效的旋转。

个人评论要求诊所块代表的椅子上。这包括评估请求,考虑因素,如可用性、槽和教师的目标,并相应地提出建议或决定。

日历和差旅管理

个人负责安排约会和会议,密切监测椅子的日历。个人预计也将利用各种日历选项,包括涂鸦和调度助理工具,有效地管理椅子的时间表。他们定期会见主席讨论事件的日历和计划物流安排会议和事件。确保董事长的及时出席会议并通知他们提前的安排冲突是至关重要的。

旅游协调作用的另一个重要方面。协调各种旅游活动的人,包括登记、空中和地面交通和住宿。他们也准备旅行行程,处理报销请求,确保正确的收到付款。此外,他们识别和满足最后期限旅游相关论文,摘要、照片、个人信息,和其他必要的文件。

除了管理旅游、访问医生的个人日程安排和准备行程,研究人员和其他同事的要求。乐动体育LDsports中国总的来说,他们的角色包括有效管理主席的日历,协调行程安排,并确保所有必要的文档和及时安排处理。

财务和采购支持——个人与金融团队紧密合作来跟踪并提供支持文档及时对各种金融交易。他们特别关注跟踪教师医生转诊服务(PRS)每月支出和可自由支配的账户。此外,他们负责跟踪格兰特和其它机构账户通过组织和维护每月必要的文档。

在他们的角色中,个人应该精通利用金融系统和资源。他们将协助教师做出明智的决定关于金融资源的最佳利用,包括采购和员工资金。他们还必须确保遵守融资指南,机构金融政策和部门内部控制程序。

总的来说,个人跟踪和记录金融交易中起着至关重要的作用,教师在金融决策提供支持,并确保符合相关金融工作的方针、政策。

通信,

个人应具备强大的语言,听,和书面沟通技巧。他们应该能够理解和遵循口头和书面的方向,以及组织和清晰且易于理解的方式传达信息。

他们的责任之一是分类要求的椅子上,要求他们判断来处理这些调用。此外,他们应该精通高效、有效地交流,书面和口头,与内部各部门的机构,以及病人和贵宾之外的机构。他们将代表主席办公室愉快,自信,和专业的方式。

此外,个人应该能够理解和遵循口头和书面指示,阅读和理解印刷和书面数据,并组织在一个明确的和可以理解的方式和传播信息。他们的沟通技巧应该使他们能够有效地在面对面的接触和通过电话交流。

总之,个人在这个角色应该具备很强的沟通能力,包括口语、听、写能力。他们应该能够理解和遵循的方向,传递信息很明显,分类调用,并代表主席办公室各通信专业的场景。