行政助理- Fac Mgt-PC&PF-Admin办公室

使命宣言
的使命德克萨斯大学安德森癌症中心是消除癌症在德克萨斯州,全国和世界通过优秀项目,整合病人护理,研究和预防,并为本科生和研究生通过教育,培训,专业人士,员工和公众乐动体育LDsports中国。

总结

执行复杂的行政和秘书职责要求判断在一般的指导方针。影响主管部门效率和生产率和支持。

具体工作的能力
行政支持 协调会议和员工活动安排并提供行政支持操作&维护助理主任。这包括调度与会者,会议地点的细节处理,准备会议材料/计划,安排餐饮、制作传单/邀请/幻灯片演示和/准备会议纪要。必须展示优秀的人际交往能力,有效地与各种专业人士工作,行政人员、管理人员、雇员和供应商。确保准确性的日历特别细节重复预订,会议时间和取消津贴之间的会议。
•组成正式和非正式的信件和演示了精通微软办公套件应用程序(如Excel, Word,功率点,等等),为了表示支持,电子表格处理,文档创建等。必须使用正确的语法和拼写的能力而编写和校对文件/资料。每月负责更新公告板,创建传单,时事通讯,用于查看和分销部门。
•维护部门记录,文件系统和坐标的档案管理部门。
•协助飓风度过/恢复所有的SharePoint通过部门和/或部门沟通。
•负责保持部分部门SharePoint网站更新以及其他部门的沟通。这可能包括开发和编辑文档库和部门的页面和网站。
•收集和处理旋转房子每周国际调查
•开发和促进培训的政策、程序和系统的要求。
•协助创建、处理和关闭的工作指令。
•作为后备老行政助理和其他行政助理
•处理徽章和访问请求
•维护的关键联系人列表、属性供应商等。

人力资源功能 展示了完整的理解和应用二氧化钛和peoplesoft时间日历。单位时间和出勤率符合适用的政策。确保及时完成每周克诺斯标志的偏移和工资myHR之间充当联络员,工资和工作人员。乐动体育LDsports中国研究和使工资根据需要修正问题。
•位置数据输入到Brassring系统和协助招聘过程。设置采访候选人,协助准备面试问题的矩阵,计算面试成绩从面试和维护记录。坐标招聘批准临时和/或应急人员的工时表。
•协助助理总监和部门主管与人力资源活动。这包括确保机构、部门和维护部门政策和程序,开发,坚持,传播到所有员工。负责保持组织的图表和员工电话列表更新门户和准备和提交JDUF要求人员行为和纪律处分文书工作。负责维护机密人员、培训和/或办公厅文件。
•协调FM365新员工培训活动与新员工。这包括安排新员工与导演之间天120年和180年,获得所有强制性文件新员工的主管/经理,发布和维护记录的制服和个人防护用品;发送提醒新员工注册FM365课堂会话和其他新员工所需的物品。
•跟踪强制性培训,协助主管/经理保证部门业绩评估都按时完成。
•解释机构的政策、法规和程序为员工彻底。

财务/采购/和解/报告 订购办公用品,打印产品,办公室钥匙,寻呼机,长途代码,等。确保费用在预算指导方针和通知经理或主管的任何可能的差异。
•负责教育要求、会费、旅行请求,规划、安排和报销。保证所有教育请求经理或主管批准并提交通过绩效计划和所有的旅行是经董事批准和调频金融办公室之前处理。